KMUs im Versand-Dschungel: Versandtipps, Tools und Zukunftstrends

von Anna-Maria Thaller

Sich als junges Produkt-Startup in der Logistikbranche zurechtzufinden ist nicht gerade einfach. Der Markt ist komplex und es gibt viele verschiedene Angebote. Die zentrale Fragestellung lautet: Wie kann ich meine Produkte einfach, schnell und unkompliziert versenden?

Der Versand ist eines der wichtigsten, aber leider auch eines der unterschätztesten Themenbereiche im Onlinehandel. Einige Verkäufer behandeln ihren Lieferprozess eher stiefkindlich als vorbildlich und tappen zu oft in vermeidbare Versandfehler.

1. Häufige Verpackungsfehler

1.1 Zu kleine oder zu große Verpackungen 

Bei zu großen Kartons bleibt zu viel Hohlraum. Damit das Produkt nicht verrutscht oder gar Löcher in den Karton reißt, müssen diese Lücken gefüllt werden.

Bei zu kleinen Kartons ist es genau umgekehrt: Zu wenig Abstand zum Karton wirkt sich zwar positiv auf die Stabilität und Stapelfähigkeit aus, steigert aber die Gefahr einer Beschädigung.

Unser Tipp: Kartons nutzen, die etwas Spielraum zwischen Innenseite und Ware lassen und diese durch schützendes Füllmaterial in den geringen Hohlräumen ergänzen.

Verpackungen

1.2 Unzureichende Polsterung 

Viele Versender schicken Kartons auf den Weg, die eine unzureichende Polsterung aufweisen. So verrutscht die Ware, äußere Belastungen können den Karton leichter eindrücken und die Ware wird möglicherweise beschädigt.

Hier eine kurze Auflistung der empfohlenen Füllmaterialien:

  • Leichte Gegenstände: Luftpolsterfolie, Luftkammerbeutel oder Wellpappe
  • Schwere Gegenstände: Styropor oder maschinell geknautschtes Kraftpapier
  • Empfindliche Gegenstände: mehrfache Umwicklung der Gegenstände mit Luftpolsterfolie

1.3 Unzureichende Rücksichtnahme auf Klimabedingungen 

Karton ist zwar ein stabiles, günstiges und handliches Material, doch allerdings schützen viele Versender die Ware nicht ausreichend gegen Feuchtigkeit und andere klimatischen Einflüsse.

Unser Tipp: Einfach und effektiv schützen beispielsweise Luftpolsterfolien, die damit umwickelte Ware. Für Paletten eignet sich Stretchfolie, die den Stapel stabilisiert und vor Feuchtigkeit schützt.

1.4 Falsche Anordnung 

Auch die richtige Positionierung im Paket kann zu einem besseren Schutz des Versandgegenstandes beitragen. Je nach Beschaffenheit des Paketinhaltes empfiehlt sich folgende Paketanordnung:

  • Leichte Gegenstände: Anordnung oben im Paket
  • Schwere Gegenstände: Anordnung unten im Paket
  • Empfindliche Gegenstände: Anordnung in der Mitte des Paketes und möglichst ohne Kontakt zu den Außenwänden
  • Senkrecht zu versendende Gegenstände: Aufstellung im Paket

1.5 Unzureichend verschlossene Pakete

Für das bestmögliche Verschließen des Paketes sollte ein möglichst stabiles Paketklebeband verwendet werden. Die Art des Verklebens hängt dabei vom Gewicht des Paketes ab:

  • Leichte Pakete: Eine einfache Verklebung des Schlitzes der Ober- und Unterseite ist das Minimum
  • Schwere Pakete: Doppelte Verklebung des Schlitzes der Ober- und Unterseite sowie der äußeren kurzen Seiten

1.6 Schlecht sichtbare Versandlabels 

Das ausgedruckte Versandlabel sollte gut sichtbar oben auf dem Paket angebracht werden und dabei nicht vom Paketklebeband verdeckt werden.

Unser Tipp: Das Versandetikett erst nach dem Verschließen anbringen, so besteht keine Gefahr den Code zu verdecken.

2. Die häufigsten Versandfehler 

2.1 Falsch ausgefüllte Zollformulare

Das Versenden von Paketen innerhalb Europas ist mittlerweile relativ einfach geworden. Beim internationalen Versand in Drittländer wird die Sache etwas komplizierter. Bei Sendungen außerhalb der EU müssen das sogenannte CN23-Formular und die Handelsrechnung beigelegt werden.

Daher sollte man sich bereits im Vorfeld über die richtige Schriftführung und alle erforderlichen Dokumente informieren. Detaillierte Auskunft erhält man auf der Website der Zollbehörde des jeweiligen Landes und auf den Websites der entsprechenden Paketdienstleister.

2.2 Gefahrengut versenden 

Einige Waren erfordern separate Versandverfahren. Denn nicht alle Paketdienstleister transportieren jedes Produkt. Giftige, brennbare oder übergroße Sendungen müssen separat aufgegeben werden. Beispiele sind Batterien, bestimmte Flaschentypen oder Elektronik.

Um solche Waren versenden zu können, sind besondere Vorbereitungen erforderlich. Deshalb immer auf Nummer sichergehen und einen Blick auf die Website des jeweiligen Versanddienstleisters werfen. Dann kann es auch zu keinen unvorhergesehenen Überraschungen kommen.

2.3 Schlechte Verpackungen 

Viele Onlinehändler wählen Verpackungen ausschließlich anhand des Kaufpreises. Oft tappen sie dabei in eine schwerwiegende Falle. Denn wenn das Produkt unvollständig oder sogar beschädigt ankommt, ist die Wahrscheinlichkeit, dass der Kunde erneut im Shop bestellt gering.

Jedes Produkt muss gut geschützt verpackt werden, damit beim Transport keine Schäden entstehen. Kartons sind dafür sehr gut geeignet. Zusätzliches Füllmaterial sollte verwendet werden, um angemessene Sicherheit und Schutz zu gewährleisten.

2.4 Falsche Etikettierung 

Flüchtigkeitsfehler sind in dieser entscheidenden Phase des Versandprozesses besonders beliebt. So werden beispielsweise Barcodes überklebt, Angaben auf dem Paket sind falsch oder das Paket macht sich ohne Etikett auf die Reise.

Unser Tipp: Vorsicht ist besser als Nachsicht. Die Labels mindestens zwei Mal auf ihre Angaben prüfen.

2.5 Versandversicherung 

Einer der häufigsten Versandfehler ist der Versand nicht versicherter Produkte. Unabhängig von der Qualität der Verpackung können Schäden und Verluste von Paketen niemals vollständig vermieden werden.

Mit Hilfe einer Versandversicherung kann man sich bei Verlust, Diebstahl oder Beschädigung der Sendung finanziell absichern. Eine versicherte Sendung ist immer dann rentabel, wenn man es sich nicht leisten kann, ein Paket samt Inhalt bei Verlust, Diebstahl oder Beschädigung, zu ersetzen.

2.6 Komplizierte Paket Retouren 

Ein erfolgreicher Onlineshop ohne Retouren ist heute kaum mehr vorstellbar. Online-Kunden in der EU haben grundsätzlich das Recht, Waren innerhalb von 14 Tagen ohne Angabe von Gründen zurückzugeben. Die Verweigerung einer Rückgabe ohne ersichtlichen Grund kann rechtliche Konsequenzen haben.

Eine reibungslose Rücksendung sollte dabei immer im Fokus des Unternehmens stehen. Daher ist eine klare Kommunikation bezüglich der Rücksendung wichtig. Der Kunde sollte im Vorfeld darüber informiert werden, wie der Rückgabeprozess funktioniert und wer der Ansprechpartner ist.

Paket Retouren

2.7 Falsche Maßangaben 

Ein für den Versanddienstleister äußerst wichtiger, aber meist vom Kunden unterschätzter Aspekt, sind die Maßangaben des Pakets. Im checkrobin Support löst dieser Fehler am häufigsten Reklamationen aus.

Häufig auftretende Fehler hierbei sind zu lange, zu schwere oder nicht quaderförmige Pakete. Werden die Maßangaben nicht eingehalten, so kommt es zu Stau auf dem Förderband. Überschreitet das Paket zusätzlich noch das Gewicht, so muss eine Spedition verständigt werden.

2.8 Falsche oder unvollständige Adressangaben 

International gelten andere Regeln für Adressangaben. Hier hilft es einen Blick in die DIN 5008 Richtlinien zu werfen. Diese Normen definieren die Schreib- und Gestaltungsrichtlinien. Für Sendungen ins Ausland sehen diese folgendermaßen aus:

  • Kein Länderkennzeichen (NL-1234) verwenden,
  • der Ort wird in Großbuchstaben sowie in der Sprache des Empfängerlandes geschrieben,
  • das Bestimmungsland wird in Großbuchstaben in die letzte Zeile geschrieben. Hier wird die deutsche Schreibweise (z.B. Belgien statt Belgique) verwendet, denn die Zuordnung zum Land geschieht noch im Inland.

2.9 Nicht eingehaltene Lieferzeiten 

Besonders ärgerlich für den Kunden wird es, wenn die angegebenen Lieferzeiten nicht eingehalten werden. Deshalb sollte man die Zeitangaben im Onlineshop realistisch anpassen. So können sich die Kunden darauf einstellen und müssen sich im Nachhinein nicht ärgern. Wie heißt es so schön? Ehrlichkeit wehrt immer noch am längsten!

2.10 Mangelnde Flexibilität 

Die meisten Kunden, die online bestellen, haben bereits umfangreiche Erfahrungen mit verschiedenen Versanddienstleistern gesammelt. Ob diese positiv oder negativ ausfallen, liegt zwar nicht im eigenen Ermessen. Jedoch kann ein negatives Erlebnis bei der Lieferung indirekt auch auf dich als Onlinehändler zurückfallen.

3. Versand von verbotenen Waren & Waren ohne Schadensersatzanspruch 

3.1 Versand von verbotenen Waren 

Welche Versandgegenstände verboten sind, hängt weitgehend vom Empfängerland ab. Dies liegt daran, dass die rechtliche Situation von Land zu Land unterschiedlich ist. Grundsätzlich ist jedoch der Transport von Waren, die die Sicherheit von Personen, Infrastruktur oder Umwelt gefährden, verboten.

Die folgende Liste enthält Waren, die aus rechtlichen, gesundheitlichen oder Sicherheitsgründen nicht versendet werden dürfen oder bestimmten Beschränkungen unterliegen:

  • Bargeld, Falschgeld, Prepaid Karten, Schecks, Aktien, Wertpapiere, Sparbücher, Gewinnanteilsscheine, Kreditkarten oder ähnliches
  • Brennbare Flüssigkeiten wie Nagellack, Parfüm oder Sprays
  • Briefmarken (unfrankiert)
  • Edelsteine, Edelmetalle, echter Schmuck, Uhren, Diamanten, Elfenbein und Elfenbeinerzeugnisse
  • Korrosionsbeständiges Materiale wie Batterien oder Akkus
  • Lebende Pflanzen und Samen
  • Öl

Versand von verbotenen Waren

3.2 Waren ohne Schadensersatzanspruch 

Diese Waren können zwar versendet werden, jedoch besteht kein Schadensersatzanspruch:

  • Antiquitäten, Kunstgegenstände und Teppiche
  • Bildschirme und Handys (TV, PC, Tablets, LCD-/Plasma-Bildschirme)
  • Dokumente und Geschäftsdokumente (u.a. Reisepässe, Ausweise und originale Geschäftsunterlagen)
  • Gutscheine, Eintrittskarten und Reisetickets
  • Flüssigkeiten
  • Glas, Marmor, Glasfaser, Porzellan, Glasgeschirr, Keramik und Fliesen (alle Gegenstände, welche diese Materialien beinhalten)
  • Leicht verderbliche Lebensmittel, welche bestimmte Temperaturen, Feuchtigkeit oder Licht benötigen
  • Musikinstrumente (außer in einem entsprechenden Hartschalenkoffer)
  • Schlüssel

Waren ohne Schadensersatzanspruch

4. Unsere Top 10 Versandtipps 

1. Nicht zu stark von einem Logistiker abhängig sein

2. Paketmaße und Gewicht richtig angeben, sonst kommt es zu Nachverrechnungen

3. Sendungsverfolgung mit Trackingcode für Kunden anbieten

4. Retourenabwicklung so einfach wie möglich gestalten

5. Nicht beim Verpackungsmaterial sparen

6. Versicherungen abschließen

7. Zollerklärungsformulare nicht vergessen

8. Versandkarton als Marketingplattform nutzen

9. Der günstigste Versanddienstleister ist nicht gleich der Beste

10. Günstige Versandtarife einer Versandplattform nutzen

5. Zukunftstrends 

5.1 Reduzierung von Papier und Verpackung 

„Umweltfreundlicher verpacken dank weniger Material“, lautet die Devise. Wer sein Verpackungsmaterial in puncto Nachhaltigkeit optimieren möchte, sollte neben dessen Einsparung auch die Wiederverwendung oder den Einsatz von Recyclingprodukten als Ansätze heranziehen.

Zukunftstrends in der Logistikbranche

5.2 CO2 Kennzeichnung auf Verpackung 

Der Ausweis des CO2 Verbrauchs wird über Ländergrenzen hinweg standardisiert und gekennzeichnet. Dies erlaubt es den Logistikkunden und Endkonsumenten grüne Produkte sofort zu erkennen und sich aktiv dafür zu entscheiden.

5.3 Digitalisierung und Automatisierung 

Ob Warenrückverfolgung, Prozessautomatisierung oder Transportüberwachung: Digitale IoT-Lösungen machen die ganze Lieferkette schneller, effizienter und verlässlicher. Mit der Nutzung von Versandplattformen kann der Versand in nur wenigen Klicks optimiert werden.

5.4 Click & Collect 

Ob Warenrückverfolgung, Prozessautomatisierung oder Transportüberwachung: Digitale IoT-Lösungen machen die ganze Lieferkette schneller, effizienter und verlässlicher. Mit der Nutzung von Versandplattformen kann der Versand in nur wenigen Klicks optimiert werden.

  • Flexibilität: Insbesondere für Berufstätige ist es nicht immer möglich, Paketsendungen persönlich in Empfang zu nehmen. Click & Collect gibt Kunden die Möglichkeit, den Abholtermin selbst zu bestimmen.
  • Versandkosten fallen weg: Bei einer „Click & Collect“-Bestellung entfallen die Versandkosten, sodass sich hier Geld einsparen lässt.
  • Schnelle Verfügbarkeit: Sobald die Ware verpackt ist, können Kunden diese noch am selben Tag oder spätestens am nachfolgenden Werktag abholen.
  • Zusätzlicher Service möglich: Bei der Übergabe vor Ort kann der Verkäufer dem Kunden zusätzliche Services leisten, die beim klassischen Onlinekauf nicht möglich sind.
  • Sichere Bezahlmöglichkeiten: Falls der Verkäufer die Zahlung nicht schon vorab bei der Bestellung einfordert, können die Kunden bei Click & Collect vor Ort auf die gewohnten Zahlungsmittel wie die Barzahlung zurückgreifen.

5.5 Lokal vs. Global 

Handelskonflikte und Zölle sowie Lieferengpässe geschuldet durch die Corona-Pandemie erschwerten den Handel mit Produkten aus bestimmten Regionen. Folglich hat sich bereits folgender Trend abgezeichnet: Unternehmen greifen zunehmend auf nationale und lokale Ressourcen sowie Handelspartner zurück, um die globalen Restriktionen für den Handel zu umgehen.

5.6 Leere Meilen nutzen - myrobin 

Mit einem zunehmenden Fokus auf Nachhaltigkeit und Effizienz rückt auch das ungenutzte Potenzial leerer PKWs, LKWs und Container immer weiter in den Vordergrund. Leere Container beispielsweise nehmen unnötigen Platz im Frachtbereich eines Schiffes ein. Durch das zusätzliche Eigengewicht der Container verbrauche das Schiff mehr Kraftstoff und emittiere damit auch mehr CO2. Man bedenke wie viele „Leere Meilen“ man tagtäglich selbst mit seinem Auto zurücklegt. Genau aus diesem Grund haben wir myrobin entwickelt.

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